Evrak Yönetmeliği
- AMAÇ :
Bu yönetmelik, Başbakanlık Mensupları Yardımlaşma ve Dayanışma Vakfı (BAŞVAK) içi ve dışı haberleşmenin iç/dış yazışmalar, posta kurye, kargo, telefon, telgraf, teleks, faks ve benzeri habeleşme kanalları aracılığıyla yazılı ve sıralı kayıt esasına dayanarak en kısa zamanda ve en yüksek randımanda sağlanılmasını ve arşivlenmesini amaçlamaktadır.
- KAPSAM :
Bu yönetmelik, Başbakanlık Mensupları Yardımlaşma ve Dayanışma Vakfı (BAŞVAK) ile bağlı ve ilgili birimleri kapsamaktadır.
- UYGULAMA ESASLARI :
3.1 Gelen Evraklara Uygulanan İşlemler
Gelen Evrakların teslim alınması, açılması, kaydedilmesi, dağıtılması
BAŞVAK adına dışardan elden bırakılan veya posta kanalı ilegelen evrak, kargo teleks faks vb. Dökümanlar sekreterya tarafından teslim alınır.
Teslim alınan evrakların açılma işlemi aşağıda belirtildiği şekilde uygulanır.
3.1.1 BAŞVAK adına veya; Vakıf ile birlikte şahıs adı belirtilmiş olarak gelen, resmi kuruluşlardan ve tüzel kişilerden gelen tüm evraklar açılır, dökümanların uygun köşesine “Gelen Evrak Etiketi” yapıştırılır, tarih ve numara yazılır, Vakıf Başkanına sunulur. (Her takvim yılında “1” den başlamak üzere yıl sonuna kadar evraklara kayıt numarası verilir.) Gelen Evrak Kayıt Defteri’ nde etikete verilen numaranın hizasına nereden geldiği, cinsi (faks, mektup vb.), eki, yazının numarası ve konusuyla ilgili kısa açıklama belirtilerek kayıt edilir.
3.1.2 Resmİ kuruluşlardan ve tüzel kişilerden gelen ancak üzeinde kişiye özel, gizli vb. Ibareler bulunan evraklar açılmaz, kaydı yapılmaz. Kabulü yapılır, zimmetli oalrak ilgili kişiye teslim edilir.
3.1.3 BAŞVAK adına gelen diğer tüm evraklar sekreter ya tarafından açılır, Vakıf Başkanına sunulur.
3.1.4 Kişiye özel olduğu anlaşılan mektuplar ise direkt olarak gelen iahsa kayıt yapılamdan iletilir.
3.1.5 Maddi degeri bulunan (kredi kartları, ziynet eşyası, çek, senet, özel heiyeler) hiçbir evrak ve paket teslim alınmaz. Bu evrak ve paketler için ilgili şahıslarla temasa geçilir ve doğrudan kendilerinin teslim almaları sağlanır. Hediye paketleri sadece yılbaşı ve bayrarn zamanlarında teslim alınır. ilgili kişiye teslim edilir.
3.1.6 Tebligatlar
Vakfa hitaben Adli Mercilerden, Noterlerden ve diger devlet kurumlarından gelen tebligatlar, bildirimler, mektuplar Tebligatların gün ve saat kaydedilerek alınması esası sekretaryanın sorumluluğundadır.
Vakfa gelen tebligatlar Sekreter ya tarafından yukandaki şekilde teslim alınıp, gereği için en kısa zamanda Vakıf Başkanına sunulur.
Vakıftaki kişiler adına gelen tebligatlann, PTT memuru tarafından bizzat kendilerine yapılması esastır; kişilere ait tebligatlar Sekreter ya tarafından teslim alınmaz.
3.2 Giden Evraklara Uygulanan işlemler
Giden Evraklann Hazırlanması, kaydedilmesi, gönderilmesi
3.2.1 Vakıftan dışarıya yazılan yazılar yazı standardına uygun açık adres, tarih, konu, ilgili ekler ve yetkili imzalar, Sekreter ya tarafından hazırlanır. Vakıf Senedinin 21. maddesi hükümlerine göre imzalatılan yazılar Giden Evrak numarası alınır. Evrak numaraları her takvim yılında başlamak üzere yılsonuna kadar sıra takip edecek şekilde sıralanır.
Dışarıya gönderilen yazılar, postalarrıa şeklinin gerektirdiği biçimde (Kurye, taahhütlü vs.) hazırlanarak, zarflanmış olarak sekreter ya tarafından gönderilir.
- Yürürlülük
Bu Yönetmelik, Vakıf Mütevelli Heyeti tarafından onaylanma tarihinden itibaren yürürlüğe girer.
- Yürütme
Bu Yönetmelik, BAŞVAK Yönetim Kurulunca. yürütülür.